O que é Nota Fiscal Eletrônica? Saiba tudo sobre a emissão deste documento

Empresas devem emitir notas fiscais a cada transação para evitar problemas fiscais.

Publicado em 03/02/2025 por Rodrigo Duarte.

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Uma empresa que atua regularmente precisa seguir uma série de regras. E uma delas é a emissão da nota fiscal para cada operação de venda feita para os seus consumidores. Essa nota pode ser emitida tanto na venda de produtos quanto de serviços. A não emissão da nota acaba caracterizando os mais variados tipos de crimes previstos na legislação.

O que é Nota Fiscal Eletrônica? Saiba tudo sobre a emissão deste documento
Créditos: Divulgação

A nota fiscal comprova que a empresa está pagando os devidos impostos que são aplicados para esse negócio. Por mais que os empreendedores, muitas vezes, não concordem com a carga tributária aplicada no Brasil, os impostos devem ser pagos para garantir que o dinheiro seja arrecadado e aplicado nos mais variados programas das esferas governamentais.

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Além disso, a nota fiscal também é um documento muito importante para o consumidor, uma vez que eles acabam utilizando esse documento como prova da compra.

Para os empreendedores que estão começando, confira um guia prático para entender tudo sobre a nota fiscal e essa versão eletrônica, que se tornou padrão nos dias de hoje.

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica é a versão atual da nota fiscal, disponibilizada na grande maioria das cidades brasileiras, dentro do sistema de registro das operações de compras e vendas, tanto de produtos quanto de serviços. O sistema também é a parte central do controle da cobrança de impostos e tributos de uma forma geral, tais como o ICMS, o ISS, etc.

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A emissão da nota fiscal eletrônica é feita através de sistemas automatizados. Normalmente, as empresas instalam esses sistemas junto com outros utilizados para as vendas do dia a dia, como os de PDV. Isso faz com que as notas sejam liberadas no mesmo momento.

Mas as empresas também conseguem emitir a nota eletrônica de forma manual. E, nos casos em que os sistemas estão indisponíveis, a emissão das notas pode ser feita manualmente, e posteriormente registradas nos sistemas informatizados.

Quem é obrigado a emitir Nota Fiscal Eletrônica?

De acordo com as atuais leis e regras sobre o sistema, a emissão das notas acaba sendo obrigatória para todas as empresas de comercialização de produtos e serviços. Todos os negócios que devem pagar o ICMS também estão obrigados a emitir as notas.

A partir do momento que essas empresas, que estão obrigadas por lei, não emitem as notas fiscais, elas estão sujeitas a multas, apreensão de mercadorias e até mesmo reclusão para os proprietários e responsáveis pela empresa, pelo crime de sonegação fiscal.

Tipos de Notas Fiscais Eletrônicas

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – Essa é considerada como a nota fiscal mais popular do comércio brasileiro. Ela é utilizada nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS. A validação é assegurada pela assinatura digital do emissor do documento e pela autorização da SEFAZ do estado onde a empresa foi registrada.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) - Basicamente, é o mesmo modelo de nota anterior, mas destinada às empresas que vendem serviços. Ela é exigida em nível municipal, para a cobrança do Imposto Sobre Serviços (ISS).

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – Esse tipo de nota é utilizado para registrar as operações de transporte rodoviário de carga. Elas são consideradas fundamentais para o controle dos produtos em trânsito. Sua validade é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela permissão fornecida pela Sefaz.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) – Essa é uma nota utilizada pelo varejo que tem como principal objetivo registrar compra e venda dos produtos de uma forma geral. Ela serve para confirmar os reais custos da transação.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) – Essa nota pode ser utilizada para registrar compra e venda de produtos. Ela é emitida individualmente no site da Sefaz e é indicada para empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e e têm pouca frequência de vendas, como MEIs e autônomos.

Como começar a emitir as Notas Fiscais Eletrônicas?

Para os empresários que estão começando e que ainda não estão completamente por dentro dessa parte mais burocrática dos negócios, confira um guia prático para começar a emitir as notas:

Passo 01 – Tenha um CNPJ regulamentando sua empresa de acordo com as regras e com as leis em vigor. Esse processo, com exceção do MEI, deve ser feito por um contador ou uma empresa contábil;

Passo 02 - Faça sua Inscrição Estadual ou Municipal, sendo essa uma etapa que faz parte do processo de abertura e regulamentação da empresa de uma forma geral;

Passo 03 - Obtenha um certificado digital, através de uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Receita Federal, Caixa Econômica, Serasa, dentre outros.

Passo 04 - Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica, sendo que algumas plataformas são gratuitas.

ESCRITO POR: Rodrigo Duarte - Jornalista formado pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos), com especialização em Marketing Digital.