Como montar uma planilha de controle financeiro? Confira dicas

Para manter em dia o controle sobre um orçamento ou planejamento financeiro de uma forma geral, normalmente são utilizadas determinadas ferramentas para o acompanhamento de perto de todas as entradas e saídas financeiras, como o registro devido dos compromissos financeiros que foram assumidos. As planilhas eletrônicas, por exemplo, são arquivos criados justamente para essa finalidade.

As planilhas eletrônicas nada mais são do que versões digitais das antigas folhas de cálculo, utilizadas basicamente para tratar dados numéricos, cálculos, projeções, etc. Diferentemente de um arquivo de texto, por exemplo, uma planilha possui basicamente uma estrutura formada por linhas e colunas.

As informações são registradas nas chamadas células, que são os campos criados justamente pelo cruzamento de áreas de linhas e colunas. A partir dessa forma de organização dos dados, as planilhas podem ser configuradas para automatizar cálculos a partir dos dados que são fornecidos. Além disso, esses dados podem gerar uma série de outras formas de apresentação de informações, incluindo gráficos e afins.

Existem diversos modelos prontos que podem ser baixados na internet e que podem ajudar bastante na hora de controlar o orçamento doméstico ou pessoal. Mas nem sempre as pessoas conseguem utilizar esses modelos de forma eficiente. Alguns modelos podem acabar tendo campos que não serão utilizados pelo usuário. Em outros, as pessoas podem ficar na dúvida em relação a como elas devem ser preenchidas da forma correta.

Para quem deseja criar as suas próprias planilhas, confira algumas dicas:

Crie espaços de entradas e saídas financeiras

O primeiro passo é criar um espaço dentro das planilhas para que seja possível registrar as informações financeiras de entradas e saídas, que basicamente estão relacionadas aos valores que entram e saem das contas do usuário. Será necessário criar essas duas grandes colunas para dividir o dinheiro que entra e o que sai.

Mas é importante também ficar de olho em como essas informações vão acabar sendo acrescentadas na planilha. Naturalmente, a quantidade de linhas destinadas ao registro de saídas financeiras deverá ser maior, já que a quantidade de eventos de saída de dinheiro é superior.

Defina categorias para as movimentações

Outro passo muito importante para criar uma planilha de orçamento doméstico ou pessoal é justamente criar as categorias cujas movimentações serão definidas. As entradas financeiras não precisam ser categorizadas, a não ser que a pessoa tenha muitas fontes de ganhos financeiros. Mas são as despesas que devem ser classificadas de forma sistemática.

Essas categorias estão relacionadas basicamente aos tipos de gastos. Em um primeiro momento, elas podem ser divididas em dois grandes grupos: fixas e pontuais. Depois disso, podem ser classificadas em categorias mais específicas, como gastos com saúde, educação, finanças, lazer, etc.

Defina ciclos temporais para a planilha

Na grande maioria dos casos, as planilhas pessoais e domésticas deverão ser organizadas em lapsos temporais mensais. Afinal de contas, a grande maioria das pessoas acaba recebendo pagamentos mensais pelos seus trabalhos, especialmente aquelas que trabalham com carteira assinada (CLT).

Além disso, muitos ciclos de contas também acabam acontecendo mensalmente, como aquelas contas de consumo — água, luz, telefone e gás — e outras, como mensalidades de serviços educacionais, prêmios de seguros, mensalidades de planos variados, dentre outros.

Por isso, as contas deverão ser organizadas e registradas levando em consideração justamente esse período de um mês. Mas aquelas pessoas que estão interessadas em ter uma visão mais ampla em relação às suas contas podem ter outras planilhas que tragam um balanço mais profundo e detalhado de períodos como bimestres, semestres, anos, etc.

Aprenda as fórmulas básicas

Aquelas pessoas que estão aprendendo a utilizar os editores de planilhas disponíveis no mercado, sendo o Excel o programa mais famoso dessa categoria, podem não entender muito bem todas as funcionalidades e a capacidade desses programas, que podem se tornar até mesmo a base de softwares e sistemas de uma forma geral.

Mas existem fórmulas básicas que podem ser aprendidas pelos usuários para que a planilha acabe se tornando mais inteligente. O Excel conta até mesmo com alguns assistentes que permitem que as pessoas definam o que querem fazer, aplicando as devidas fórmulas.

Por exemplo, para ter o saldo em tempo real, basta definir uma fórmula que pegue o dado básico de uma célula que traga o saldo financeiro e vá diminuindo os valores das movimentações que serão registradas.

Crie campos com metas

As planilhas financeiras também devem trazer alguns campos e dados com metas financeiras. Isso acaba tornando mais fácil o acompanhamento dos registros. Para isso, defina uma meta, como juntar uma determinada quantidade de dinheiro ou então reduzir os gastos em uma determinada categoria, e posteriormente atualize as informações e vá acompanhando as atualizações.